در گذشته های نه چندان دور یعنی زمانی که سازمانها و شرکت ها بجای استفاده از نرم افزار دبیرخانه و یا نرم افزار اتوماسیون اداری از روال های دستی استفاده می کردند انجام امور بسیار کند و پرهزینه انجام می گرفت و بعضا انجام برخی از امور هفته ها زمان می برد.در این سیستم ها روال بدین شکل بود که ابتدا یک نامه توسط کارمند تنظیم می شد و سپس برای امضا توسط مدیر، چاپ می شد ، درصورت نیاز به اصلاح به کارمند بازگردانده می شد و این روال تا زمان تایید نهایی تکرار می شد، پس از تایید نهایی توسط مدیر مربوطه امضا و برای اسکن به دبیرخانه ارسال می شد، دبیرخانه پس از درج شماره نامه آن را فکس و یک نسخه فیزیکی آن را  پست می نمود.حلول نرم افزار های مکانیزاسیون مکاتبات از جمله نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون اداری روال ها را تغییر داد و با الکترونیکی شدن امور فرایند ها بسیار کوتاه شد.در سیستم های نوین دیگر نیاز به چاپ  های فراوان و نیز اسکن و فکس حذف شد چرا که صفر تا صد فرایند در داخل نرم افزار انجام می گردد این مساله باعث  تسریع امور و نیز کاهش مصرف تجهیزات مصرفی مانند کاغذ،رول فکس،کارتریج پرینتر و نیز هزینه های مربوط به تعمیرات و نگهداری می گردد.ممکن است در نظر اول هزینه های مذکور زیاد به نظر نرسد اما با برآورد دقیق آماری در یک سازمان دارای چند صد نفر نیرو موضوع کاملا مشهود خواهد بود.

از طرف دیگرهرشرکت و یا سازمان دارای یک سری فرم مخصوص به خود می باشد که یک بار طراحی گشته و با چاپ آن توسط چاپخانه به تعداد زیاد در اختیار دفاتر سازمان قرار می گیرد.فرم هایی مانند مرخصی،ماموریت،تردد خودرو و غیره از این دست می باشند.این فرم ها در نرم افزار اتوماسیون اداری قابل پیاده سازی برای یک بار و استفاده مادام العمر بوده و بسیار در تسریع امور و نیز بهره وری سیستم موثر می باشند.

نتیجتا حذف کاغذ و استفاده از نرم افزار دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری برای مدیریت مکاتبات باعث صرفه جویی بسیار در مصزف مواد اولیه مانند کاغذ،کارتریج از یک سو و نیز تسریع امور و بهره وری زمان و نیروی انسانی از سوی دیگر خواهد شد.

خوشبختانه در گروه نرم افزاری همگام این امکان وجود دارد که کاربر نسخه رایگان نرم افزار را درخواست نموده و برای بررسی قابلیت های نرم فزار آن را دانلود و نصب نموده و کلیه موارد مطرح شده فوق را بطور عملی تجربه نماید.درطول اجرای این نسخه آزمایشی گروه همگام متقاضی را در کلیه امور نصب و کار با نرم افزار بطور رایگان پشتیبانی می نماید.