چالش خرید نرم افزار دبیرخانه

همواره یافتن و خرید نرم افزار دبیرخانه خوب برای سازمان ها و شرکت ها چالش برانگیز بوده و می باشد.دبیرخانه قلب مکاتباتی یک سازمان است و نرم افزار مورد استفاده در این بخش باید دارای ویژگی های منعددی از جمله سرعت ، دقت ، سهولت استفاده و موارد دیگری باشد که در ادامه توضیح می دهیم.

پس از دبیرخانه نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان شریانهای سازمان در امر مکاتبات مطرح می باشد.اتوماسیون اداری یک نرم افزار کلان می باشد که قادر است مکاتبات سازمان را مکانیزه نموده و امور را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهد.اکثر کاربران تصور می کنند که با اسکن و بایگانی اسناد و امکان گردش مکاتبات کار تمام شده است اما نکات ظریف دیگری مطرح می باشد که حتما باید هنگام خرید نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری مورد توجه قرار گیرد.بسیاری از سازمان های بزرگ با نادیده گرفتن این نکات پس از چند سال استفاده از نرم افزار به این نتیجه رسیده اند که نرم افزار خریداری شده نیاز آنها را برآورده نمی کند.

نکاتی چند در مورد یک نرم افزار دبیرخانه خوب

نکاتی چند در مورد خرید نرم افزار دبیرخانه

ذیلا برای راهنمایی شما عزیزان نکاتی چند که حاصل بیست سال فعالیت در این حوزه می باشد را آورده ایم:

مقیاس پذیری:

نرم افزار باید مقیاس پذیر باشد.بدین معنی که افزایش تعداد کاربران آنلاین و یا حجیم شدن دیتابیس نباید روی سرعت و کیفیت نرم افزار تاثیر بگذارد.کیفیت یک نرم افزار با طراحی خوب پس از گذر زمان حفظ شده و سرعت تراکنش های آن مانند روز اول باقی می ماند.

سهولت استفاده:

نرم افزار باید به گونه ای طراحی شده باشد که کاربر براحتی به تمام امکانات آن دسترسی داشته باشد و به اصطلاح پیچیدگی ها حذف شده باشد.سادگی نرم افزار در عین حفظ قابلیت های آن از موارد بسیار مهم و مورد توجه کاربران نرم افزار می باشد.

چابکی:

نرم افزار باید سبک باشد به گونه ای که برای اجرا لزوما وابسته به سرورهای گران قیمت و یا سخت افزارهای خاص نباشد.متاسفانه اکثر نرم افزارهای موجود در بازار بار طراحی نامطلوب خود را بر دوش سخت افزار می نهند و برای اجرای سریع از خریدار سرورها و PC  های پیشرفته و گران قیمت مطالبه می کنند.

کاربر پسندی:

نرم افزار باید در مواقع اشتباه کاربران را برای انجام درست کار راهنمایی کند.این امورد یکی از اصول کاربر پسندی در طراحی نرم افزار است که باید در هر نرم افزار مورد توجه جدی قرار گیرد.

تنوع تم و رنگ:

محیط نرم افزار باید دارای قابلیت تنوع رنگ و تم باشد.بطوریکه با گذشت زمان احساس خستگی و تکراری بودن محیط به کاربر تحمیل نگردد.

پشتیبانی خوب:

شرکت سازنده نرم افزار باید مرتبا روی کیفیت،سرعت و دقت و سایر جنبه های نرم افزار کار کند و آن را در نسخه های آپدیت به مشتری ارائه نماید.

سازگاری با سخت افزار:

نرم افزار دبیرخانه باید با کلیه سخت افزارها (برای مثال اسکنرها) سازگاری داشته و تعریف آنها در نرم افزار باید با سهولت کامل انجام پذیرد.متاسفانه برخی از نرم افزارهای دبیرخانه برای کار با اسکنر نیاز به پروسه های پیچیده ای هستند که برای کاربران و مدیران فناوری سازمان زحمت بسیار ایجاد نموده و باعث نارضایتی می گردند.

گزارش:

نرم افزار باید قابلیت گزارش امور در حال انجام را برای مدیران سازمان به صورت گرافیکی و یا سلسله مراتبی فراهم آورد.

مستقل از پلتفرم:

نرم افزار باید قابلیت اجرا بر روی کلیه Device ها از جمله کامپیوتر های شخصی،تبلت،موبایل و غیره را فراهم آورد.

جستجوی قوی:

یکی از پارامتر های بسیار مهم و کلیدی در هر نرم افزار دبیرخانه قابلیت جستجوی نامه های  ثبت شده می باشد.ممکن است در یک سازمان متوسط در طول چند سال میلیون ها نامه ثبت شده باشد.جستجوی این نامه ها بر اساس معیارهای موضوع،تاریخ،فرستنده،گیرنده،وارده،صادره،داخلی و … براحتی ممکن باشد،این در حالی است قسمت جستجوی برخی نرم افزارهای موجود در بازار عملکرد دقیقی ندارد و کاربر نمی تواند نامه ای را که ثبت کرده را پیدا کند.

جهت مشاهده قیمت و خرید نرم افزار دبیرخانه اینجا را کلیک نمایید.