نرم افزار بایگانی اسناد

قابلیت دانلود بهترین نرم افزار بایگانی  اسناد رایگان شرکت ها را قادر به تجهیز یک سیستم بایگانی با قابلیت های منحصر بفرد می نماید. امروزه با توجه به رشد روز افزون انجام امور در فضای مجازی از یک سو و نیاز به سرعت جابجایی مدارک از سوی دیگر نیاز به یک نرم افزار بایگانی اسناد برای ادارات و شرکت ها اهمیت ویژه ای یافته است.برای این  منظور یک سیستم بایگانی پیشرفته باید با ملاحظات نیازهای نوین کاربران تطابق یافته باشد.

فرایند بایگانی الکترونیکی اسناد عبارت از تبدیل اسناد کاغذی به فایل های الکترونیکی و ذخیره آنها در بانک اطلاعاتی می باشد.نرم افزارهای این حوزه باید دارای سه قابلیت اساسی سهولت ورود داده ها،جستجوی قوی و واکشی و به اشتراک گذاری انعطاف پذیر و هوشمند باشند.

قابلیت های  نرم افزار بایگانی اسناد همگام

• سهولت ورود داده ها

داده ها یا همان نامه ها و اسناد و مدارک باید توسط اسکنر به سیستم انتقال پیدا کنند.نرم افزار بایگانی اسناد باید با انواع اسکنر سازگاری کامل داشته و در نتیجه کار ورود داده ها به پایگاه داده ها بدون مشکل انجام پذیرد.نرم افزار بایگانی اسناد همگام در تعداد زیادی از شرکتها و سازمانها مورد استفاده قرار گرفته و با طیف وسیعی از اسکنر ها سازگاری کامل دارد.علاوه بر این موضوع امکان دریافت اسناد از طریق فایل ، گوشی تلفن همراه و همچنین اسکنر های معمولی نیز در نرم افزار گنجانده شده است ، در نتیجه در صورت نداشتن امکاناتی مانند اسکنرهای پیشرفته باز هم قادر به ایجاد سیستم بایگانی برای شرکت خود می باشید.

• سازگاری با سیستم عامل های مختلف

نرم افزار باید با سیستم عامل های مختلف و نیز نسخه های مختلف آنها (۳۲ و ۶۴ بیتی) سازگاری کامل  داشته باشد.نرم افزار بایگانی اسناد همگام با تمامی نسخه های ویندوز از جمله windows 7 نسخه های ۳۲,۶۴ بیتی و ویندوز ۸ و ویندوز ۸.۱ ، ویندوز ۱۰ و ویندوز ۱۱ سازگاری کامل دارد و کاربر بدون دقدقه دارا بودن امکانات کم و سخت افزار پایین قادر به انجام امور محوله می باشد.

• جستجوی اسناد

نرم افزار باید امکان جستجوی مدارک در میان حجم عظیمی از مدارک اسکن شده را بر اساس پارامترهای مختلف میسر نماید و کاربر باید به راحتی بتواند اسناد مورد نظرخود را پیدا نماید.نرم افزار بایگانی اسناد همگام امکان جستجوی مدارک اسکن شده را توسط تاریخ، شماره نامه،موضوع،نوع نامه،کد رهگیری و بسیاری پارامترهای دیگر فراهم نموده است و کاربر براحتی قادر به پیدا کردن سند مورد نظر می باشد.

• رابط کاربری

رابط کاربری نرم افزار باید از سهولت و انعطاف پذیری بالایی برخوردار باشد بطوری که کاربر قادر باشد براحتی ابزارهای مورد نیاز خود را در آن بیابد.در طراحی نرم افزار بایگانی اسناد همگام اصل کاربر پسندی و سهولت دسترسی و کار با امکانات رعایت شده است و کاربر تنها با چند کلیک قادر به اسکن و درج مدرک در دیتابیس می باشد.همچنین در صورت اشتباه در فرایند ثبت نرم افزار بسیار انعطاف پذیر بوده و تصحیح کار بسیار راحت انجام می پذیرد.

• حجم داده های ذخیره شده

اسناد بصوزت عکس در دیتابیس ذخیره می شوند و این امر به مرور زمان دیتابیس را پرحجم و سنگین می نماید.یک نرم افزار خوب باید به گونه ای طراحی شده باشد که کم حجم ترین دیتابیس را تولید نماید تا علاوه بر نیاز کمتر به سخت افزار امر پشتیبان گیری از داده ها را نیز تسهیل نماید.معمولا مدارک اسکن شده در دیتابیس با حجم بالا ذخیره می شوند و این امر به مرور باعث حجیم شدن دیتابیس و اشغال فضای زیادی از هرد دیسک کاربر می گردد،این امر به خودی خود در طول زمان مشکلاتی از قبیل نیاز به سحت افزار جدید و در نتیجه هزینه اضافه را به همرا دارد.

• پشتیبان گیری

همچنین پشتیبان گیری از اصلاعات با حجم بالا زمان بر و طاقت فرسا می باشد.در نرم افزار یایگانی اسناد مدارک قبل از ذخیره شدن در دیتابیس فشرده شده و این امر باعث می شود تا نیاز به سخت افزار به میزان قابل توجهی کاهش یافته و امر پشتیبان گیری با سرعتی بسیار بالا انجام پذیرد.

• دیتابیس آفلاین

با توجه به شلوغی امور در کسب و کارها، همه ما نیاز به انجام برخی از امور و نیز مرور برخی از اسناد را در خارج از محل کارمان داریم.نرم افزار باید این امکان را فراهم آورد تا کاربر بتواند بصورت آفلاین به اسناد و مدراک اسکت شده دسترسی داشته باشد.

جهت دانلود بهترین نرم افزار بایگانی  اسناد رایگان لطفا با بخش ارتباط با ما تماس حاصل فرمایید.