قابلیت دانلود بهترین نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد رایگان شرکت ها را قادر به تجهیز یک سیستم بایگانی با قابلیت های منحصر بفرد می نماید. امروزه با توجه به رشد روز افزون انجام امور در فضای مجازی از یک سو و نیاز به سرعت جابجایی مدارک از سوی دیگر نیاز به یک بایگانی الکترونیک برای ادارات و شرکت ها اهمیت ویژه ای یافته است.برای این منظور یک سیستم بایگانی پیشرفته باید با ملاحظات نیازهای نوین کاربران تطابق یافته باشد.
فرایند بایگانی الکترونیکی اسناد عبارت از تبدیل اسناد کاغذی به فایل های الکترونیکی و ذخیره آنها در بانک اطلاعاتی می باشد.نرم افزارهای این حوزه باید دارای سه قابلیت اساسی سهولت ورود داده ها،جستجوی قوی و واکشی و به اشتراک گذاری انعطاف پذیر و هوشمند باشند.
- سهولت ورود داده ها
داده ها یا همان نامه ها و اسناد و مدارک باید توسط اسکنر به سیستم انتقال پیدا کنند.نرم افزار بایگانی اسناد باید با انواع اسکنر سازگاری کامل داشته و در نتیجه کار ورود داده ها به پایگاه داده ها بدون مشکل انجام پذیرد.
- سازگاری با سیستم عامل های مختلف
نرم افزار باید با سیستم عامل های مختلف و نیز نسخه های مختلف آنها (۳۲ و ۶۴ بیتی) سازگاری کامل داشته باشد.
- جستجوی اسناد
نرم افزار باید امکان جستجوی مدارک در میان حجم عظیمی از مدارک اسکن شده را بر اساس پارامترهای مختلف میسر نماید و کاربر باید به راحتی بتواند اسناد مورد نظ رخود را پیدا نماید.
- رابط کاربری
رابط کاربری نرم افزار باید از سهولت و انعطاف پذیری بالایی برخوردار باشد بطوری که کاربر قادر باشد براحتی ابزارهای مورد نیاز خود را در آن بیابد.
- پشتیبان گیری
اسناد بصوزت عکس در دیتابیس ذخیره می شوند و این امر به مرور زمان دیتابیس را پرحجم و سنگین می نماید.یک نرم افزار خوب باید به گونه ای طراحی شده باشد که کم حجم ترین دیتابیس را تولید نماید تا علاوه بر نیاز کمتر به سخت افزار امر پشتیبان گیری از داده ها را نیز تسهیل نماید.
- دیتابیس آفلاین
با توجه به شلوغی امور در کسب و کارها، همه ما نیاز به انجام برخی از امور و نیز مرور برخی از اسناد را در خارج از محل کارمان داریم.نرم افزار باید این امکان را فراهم آورد تا کاربر بتواند بصورت آفلاین به اسناد و مدراک اسکت شده دسترسی داشته باشد.
ثبت ديدگاه