یکی از مواردی که در سازمانها بسیار مورد نیاز می باشد انجام امور مکاتبات با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.در سازمانها و شرکتها همه روزه هزاران نامه بین کارکنان و نیز زیرمجموعه های آنها در حال انجام می باشد که با صرف هزینه،زمان و نیروی انسانی زیادی در حال انجام می باشد.برای مثال سازمانی را در نظر بگیرید که دارای ۱۰۰ زیرمجموعه می باشد که روزانه با هم در حال انجام مکاتبه هستند،انجام مکاتبات روزانه این سازمان به شکل سنتی مستلزم دارا بودن حداقل صد دستگاه فکس،پرینتر و اسکنر می باشد که هزینه چند صد میلیونی را رقم خواهد زد. استفاده از نرم افزار صرفه جویی چند ده برابری برای این مجموعه را در بر خواهد داشت،ضمن اینکه پیگیری و گزارش گیری آن بسیار سریع و آسان خواهد بود.در زیر برخی از مزایای گسترده استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری به جای سیستم مکاتبات سنتی را آورده ایم.
- برای ایجاد و ارسال نامه نیازی به چاپ و امضای فیزیکی و سپس اسکن و فکس و یا پست کردن آن مرتفع می گردد و تمام این مراحل داخل سیستم ها نجام می گیرد.
- در هر لحظه از حیات نامه همه کاربران سیستم قادر به مشاهده گردش نامه و اقدامات صورت گرفته بر روی آن می باشند.
- امکان درج ضمائم به نامه در هرلحظه امکان پذیر می باشد.
- مدیران گزارش لحظه ای از اقدامات روی نامه را در دست دارند.
- اموری مانند چاپ،اسکن،فکس و بسیاری موارد دیگر ، حذف و هزینه سخت افزارهای مربوطه و نیز تعمیر و نگهداری آنها به سازمان بر می گردد.
همچنین نیازی به حضور فیزیکی کاربر در محل کارش نمی باشد و کاربران از منزل و یا هتل و یا در ماموریت و مرخصی قادر به مشاهده نامه ها و نیز انجام امور اداری خود می باشند.
بحث مهم دیگر در ارتباط با مکاتبات سازمانها بایگانی اسناد و نامه های آنها می باشد.همانگونه که می دانید نگهداری نامه ها به عنوان سوابق بسیار مهم بوده و بعضا فقدان این امر مشکلات حقوقی را برای اشخاص و شرکت ها بوجود می آورد.استفاده از نرم افزار به جای سیستم های سنتی یک بایگانی دیجیتال و بی نقص را برای سازمان به ارمغان می آورد که همیشه دردسترس بوده ، قابل حمل و قابل اعتماد می باشد.بدین صورت که یک نسخه از کلیه نامه های هر یک از اشخاص همیشه همراه آنها بوده و درصورت لزوم قابل ارائه به سازمان مخاطب می باشد.
در نرم افزار اتوماسیون اداری همگام این امکان وجود دارد که کاربر نسخه رایگان نرم افزار را درخواست نموده و برای بررسی قابلیت های نرم فزار آن را دانلود و نصب نماید.درطول اجرای این نسخه آزمایشی گروه همگام
متقاضی را در کلیه امور نصب و کار با نرم افزار بطور رایگان پشتیبانی می نماید.
ثبت ديدگاه