اتوماسیون در سیستم های اداری
در واقع، دبیرخانه قلب یک سازمان بوده و وظیفه سازماندهی مکاتبات اداری را برعهده دارد. و زمانی که مکاتبات یک اداره زیاد شود، یک نرم افزار دبیرخانه خوب، می تواند موجب بهبود این وظیفه شود. در حقیقت، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری موجب صرفه جویی در وقت و تسریع عملیات اداری می شود. و همچنین تا حد بسیار زیادی موجب کاهش پروسه های متعدد و کاغذ بازی اداری می شود. امروزه با استفاده از تکنولوژی و امکانات نرم افزاری می توان تا حد بسیار زیادی به این مهم دست یافت و سختی کار پرسنل دبیرخانه را کاهش داده و کارآیی آنها را افزایش داد.
در این مقاله قصد داریم به امکانات و ویژگی هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد، اشاره کنیم.
امکانات و ویژگی های نرم افزار دبیرخانه
- در واقع، کلیدی ترین و مهمترین امکانات نرم افزار دبیرخانه، دفتر اندیکاتور و ثبت نامه الکترونیکی است.
دفتر اندیکاتور یکی از اصلی ترین ابزار دبیرخانه است که در ثبت، بایگانی و جستجوی اسناد به پرسنل کمک می کند. در گذشته این اطلاعات به صورت دستی در دفتر اندیکاتور کاغذی ثبت می شد. اما امروزه با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری، این کار بسیار سریع تر و راحت تر شده است.
و از جمله امکانات جانبی این دسته نرم افزارها می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- ثبت اطلاعات کامل اسناد اداری (شامل فرستنده، گیرنده، شماره، تاریخ، موضوع، خلاصه، اولویت بندی و درجه اهمیت، دسترسی و محرمانه بودن، نحوه دریافت و …)
- امکان ثبت پیوست های تصویری، فایل های ورد و سایر فرمت ها به صورت نامحدود
- اما استفاده از نرم افزار نامه نگاری اداری زمانی اهمیت می یابد که یک نامه باید چندین بار پاراف شود یا زمانی که یک نامه اداری می بایست بین سازمان ها و شرکت های مختلف ارسال شود. در چنین سیستم های اداری، علاوه بر اینکه یک نرم افزار دبیرخانه باید توانایی ارسال و دریافت فکس و ایمیل را داشته باشد، می بایست امکان دسترسی تحت وب را نیز داشته باشد.
نرم افزار اتوماسیون اداری
- از سوی دیگر، سازماندهی و برقراری نظم و دسته بندی موضوعی اسناد و نامه ها بخشی از وظایف پرسنل دبیرخانه است. و زمانی که حجم اطلاعات و اسناد بسیار زیاد شود، گذشته از نیاز به فضای بزرگتر، سازماندهی این اسناد، بسیار سخت تر خواهد بود. در این زمان است که استفاده از یک نرم افزار دبیرخانه خوب اهمیت می یابد و می تواند این مشکل را تا حد بسیار زیادی مرتفع نماید.
در همین راستا از جمله امکاناتی که این دسته نرم افزار های اداری در اختیارمان قرار می دهد، می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- تعریف زونکن های مختلف بر اساس دسته بندی مورد نظر و اختصاص کد منحصر به فرد به هر کدام از آنها
- تعریف زیر شاخه برای هر کدام از زونکن ها
- تعریف سطح دسترسی به هر زونکن
- و حتی امکان بایگانی یک سند در چندین زونکن
- و در آخر، از جمله امکانات نرم افزارهای اداری و به ویژه نرم افزار دبیرخانه، جستجوی آسان اسناد و گزارش گیری پویا از اطلاعات موجود است.
یک نرم افزار دبیرخانه خوب باید دارای:
- قابلیت جستجو و ارائه گزارش بر اساس اطلاعات هر سند (از جمله فرستنده، گیرنده، شماره، تاریخ، موضوع، خلاصه، اولویت بندی و درجه اهمیت، سطح دسترسی و محرمانه بودن و …) را داشته باشد.
- قابلیت جستجو و تهیه گزارش بر اساس دسته بندی ها و زونکن های بایگانی شده را داشته باشد.
جهت مشاهده سایر قابلیت های یک سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری لطفا اینجا را کلیک نمایید
ثبت ديدگاه