نرم افزار دبیرخانه
نرم افزار دبیرخانه به عنوان واحد ثبت و ارجاع نامه ها قلب مکاتبات سازمان به شماره می آید.با توجه به اهیمت سرعت و دقت این واحد نرم افزار مورد استفاده در این واحد باید بسیار مستحکم،سریع و انعطاف پذیر باشد.نرم افزار دبیرخانه همگام مبتنی بر هسته نرم افزاری قدرتمندی است که چابکی و امنیت را برای کاربران به ارمغان می آورد.ماژول های طراحی شده برای این نرم افزار برای انجام وظایف ذاتی دبیرخانه مانند ثبت نامه ها،صدور نامه ها،فکس،اتصال به صندوق پست الکترونیک،ارسال و دریافت توسط ECE،جستجوی قدرتمند،پیامک،فرم های متغیر،بک آپ ها و موارد متعدد دیگر بسیار کاربردی و راهگشا خواهد بود.نرم افزار دبیرخانه همگام یکی از بهترین و کامل ترین نرم افزار های دبیرخانه کشور می باشد.
چرا نرم افزار دبیرخانه همگام
- قیمت نرم افزار دبیرخانه متناسب با کیفیت محصول
- کیفیت و امنیت اطلاعات
- یک سال خدمات و پشتیبانی رایگان به همراه ارتقا نرم افزار
- خدمات پشتیبانی نرم افزار (نصب،آموزش) بصورت حضوری و الکترونیکی
- دسترسی به کارتابل ها و ماژول های مورد نیاز
قابلیت های نرم افزار دبیرخانه همگام
ثبت انواع نامه ، اسکن نامه ها و پیوست ها
- ثبت نامه های وارده به همراه کلیه مشخصات نامه شامل فرستنده،موضوع،تاریخ و . . .
- امکان برقراری ارتباط با انواع اسکنر های FLAT و ADF
- امکان اسکن سیاه و سفید نامه ها و پیوست ها
- امکان چاپ و یا ذخیره تصاویر اسکن شده
- تعریف و ثبت سازمانهای همکار،شرکتها،ادارات و اشخاص
- تعریف چارت سلسله مراتبی پست های سازمانی در نرم افزار
- امکان پیوست انواع فایلPDF،WORD،Excel و … و ارتباط با نرم افزارهای مربوطه
- قابلیت تعریف و ویرایش پارامترهای دبیرخانه مانند قانون شماره گذاری و ..
- صدور کد رهگیری برای هر نامه ثبت شده
- امکان درج QRCode با توضیحات انتخابی سازمان درون آن برای نامه های صادره
- تعامل کامل با نرم افزار Word برای تایپ و صدور نامه
جستجوی پیشرفته نامه ها بر اساس پارامترهای مختلف
- جستجوی سریع نامه بر اساس:موضوع،فرستنده،تاریخ ثبت،تاریخ نامه،شماره اندیکاتور و …
- قابلیت پرکاربرد جستجوی درون کارتابلی
- تعیین سطح دسترسی جستجو برای کاربران مختلف
- قابلیت جستجوی نامه های داخلی، وارده و یا صادره به تفکیک
رصد و گزارش اقدامات انجام گرفته روی نامه
- گزارش شرح اقدامات انجام گرفته روی نامه بصورت لحظه ای
- تعیین سطح دسترسی انجام گزارش اقدامات
- تعیین پارامترهای رصد مانند اقدام کننده ، شرح اقدام و . . .
ارتباط با نرم افزار Word و امکانات مربوطه
- قابلیت استفاده از ویرایشگر Word توسط نرم افزار برای ایجاد نامه
- قابلیت ایجاد پیش نویس های بیشمار توسط ویرایشگر
- رمزنگاری نامه های ایجاد شده توسط ویرایشگر جهت تامین محرمانگی
- تعامل کامل با سایر نرم افزار های Microsoft Office
- قابلیت تعریف فرم ها و نامه های خاص سازمان در ویرایشگر و درج و استفاده دائمی آن در نرم افزار
ارسال و دریافت مکانیزه فکس
- قابلیت ارسال فکس توسط دبیرخانه بدون نیاز به دستگاه فکس
- قابلیت دریافت فکس بطور مستقیم و درج آن در کارتابل دبیرخانه
- قابلیت تعریف و تنظیم پارامترهای فکس سرور
- قابلیت تعیین مجوز استفاده از فکس سرویس برای کاربران
- امکان ارسال فکس های ناموفق در زمانهای دیگر
- قابلیت گزارش فکس های دریافتی و ارسالی
ارسال و دریافت نامه از طریق اتصال به پست الکترونیک سازمان
- قابلیت تعریف پست الکترونیک سازمان در نرم افزار
- امکان ارسال نامه توسط ایمیل در هر زمان
- امکان ارسال پیوست های نامه به همراه ایمیل
- قابلیت تعیین دسترسی استفاده از سرویس ایمیل برای کاربران
- امکان گزارش از ایمیل های دریافتی و ارسالی
- نشست ایمیل های دریافتی در داخل کارتابل دبیرخانه به محض اتصال به اینترنت
- رمز نگاری نامه های ارسالی به منظور جلوگیری از سوء استفاده
تبادل سیستمی نامه ها با سایر سازمانها توسط پروتکل ECE
- تطابق کامل با پروتکل استاندارد ECE
- امکان تعریف پست الکترونیک سازمان های دیگر برای بهره گیری از پروتکل
- کارتابل های جداگانه تعریف شده برای ارسال و دریافت از ECE
- گزارش نامه های ارسالی و دریافتی توسط پروتکل
- نشست نامه های دریافتی توسط پروتکل بطور اتوماتیک
سایر قابلیت های پیشرفته نرم افزار دبیرخانه
- امکان تعریف زونکن شخصی به تعداد بیشمار توسط کاربر
- قابلیت کار با نرم افزار بصورت آفلاین بدون نیاز به سرور
- پانل پیامکی برای ارسال SMS به کاربران
- امکان تعریف فرم های خاص سازمان توسط موتور تولید فرم
- امکان تعریف متصدی ارجاع برای سهولت انجام امور مدیران
- امکان اخذ دستخط و امضا از ارباب رجوع و یا طرف قرارداد
- قابلیت گزارش های متنوع میزان انجام مکاتبات دبیرخانه
- گزارش لحظه ای میزان کار با نرم افزار توسط کاربران و تعداد نامه اقدام شده ، دپو شده و . . .
ثبت ديدگاه