نرم افزار اتوماسیون اداری از ابزاری های بسیار کلیدی در هر سازمان ویا شرکت می باشد و هیچ سازمانی بدون استفاده از این ابزار موفق نخواهد بود.بدون استفاده از نرم افزار انجام امور به شکل سنتی بسیار وقت گیر پر هزینه و چالش برانگیز خواهد بود.چند سال قبل اگر فردی تقاضایی از اداره ای داشت باید نامه اش را در دست می گرفت و چند صد کیلومتر طی می کرد و نامه اش را به اداره می داد ، امری که در حال حاضر در چند ثانیه قابل انجام است و یا اگر یک مدیر گزارشی را از کارمندانش مطالبه می کرد چند نفر باید هفته ها کار می کردند تا این گزارش را آماده می کردند ، امری که به مدد نرم افزار در چند ثانیه قابل انجام می باشد.مثال ها بسیار زیاد می باشند اما  در اینجا قصد داریم به این نکته بپردازیم که یک نرم افزار چه ویژگی هایی داشته باشد تا بتواند مشکلات سازمان را به شکل موثری حل کند.

 

برخی ویژگی های عمومی که هر نرم افزار اتوماسیون اداری باید دارا باشد.

  • نرم افزار باید چابک و سریع باشد

نرم افزار باید سریع و سبک باشد ، بدین معنی که با استفاده حداقلی از سخت افزار به بهترین نحو  و در سریع ترین حالت ممکن وظیفه محوله را انجام دهد.متاسفانه بسیاری از نرم افزارها در ابتدا از سرعت لازم برخوردارند اما به مرور زمان و با افزایش حجم داده ها کند شده و عملکرد اولیه خود را از دست می دهند ، این در حالی است که شرکت  سازنده نرم افزار علت قصور را ضعف سخت افزاری سازمان سفارش دهنده میدانند و کارایی را منوط به داشتن سرورهای پرقدرت و البته گران قیمت عنوان می کنند.

  • نرم افزار باید ساده و کارآمد باشد

یکی دیگر از پارامتر های مهم در طراحی نرم افزار سادگی رابط کاربری است.کاربر باید به سادگی به همه ابزارهای مورد نیازش دسترسی داشته باشد تا بتواند به سهولت امور روزانه را انجام دهد.برای مثال سیستم عامل ویندوز را در نظر بگیرید.ویندوز به گونه ای هوشمندانه طراحی شده است بطوری که حتی کودکان و یا افراد فاقد سواد کامپیوتری نیز براحتی با آن ارتباط برقرار کرده و می توانند از آن استفاده کنند.متاسفانه برخی از نرم افزارها طوری طاحی می شوند که باوجود اینکه مدتی از آن استفاده می شود باز هم کابر برای یافتن ابزار مورد نیاز سردرگم است.برای مثال بسیاری از پرسنل دبیرخانه اذعان می کنند که جستجوی نامه های ثبت شده برایشان مشکل بوده و خیلی وقت ها نامه ای را که خودشان ثبت کرده اند را نمی توانند بیابند.

  • رابط کاربری جذاب

رابط کاربری از موارد بسیار مهم در طراحی نرم افزار می باشد که باید بطور ویژه مورد توجه قرار گیرد.رابط باید توسط رنگهای متنوع و منوها و دکمه های جذاب طراحی شود تا میل کاربر برای استفاده از نرم افزار را افزایش دهد.

 

ویژگی های اختصاصی نرم افزار اتوماسیون اداری

  • کارتابل های متعدد

نرم افزار اتوماسیون اداری یک نرم افزار مدیریت مکاتبات است و وظیفه ارائه مکاتبات دریافتی، ارسالی ، فکس ها ، ایمیل ها و …  که همه روزه در حال افزایش هستند رابر عهده دارد. این حجم از مکاتبات بویژه برای کاربران خاص مانند پرسنل دبیرخانه و یا مدیران سازمان که از حجم کارتابل بیشتری برخوردار هستند ، باید به صورت قالب بندی شده و مشخص سامان یابد.بطوریکه نامه های وارده ، صادره، ارجاع شده و غیره کاملا تفکیک شده و مشخص باشند.

  • ایجاد، صدور و نامه نویسی آسان

کارمندان هر سازمانی همه روزه نیاز به ایجاد نامه ، ویرایش نامه ، درج هامش ها ، پیوست ها و امور متعدد دیگری روبرو هستند.آنها نیاز دارند انجام این امور به سرعت و سادگی تمام قایل انجام بوده و سیستم از پایداری و سرعت و کیفیت مطلوب برخوردار باشد.برای ایجاد یک نامه جدید نرم افزار باید به خوبی با ویراستار Office  سازگار باشد.همچنین برای کار با پیوست ها نیاز به کار با انواع فایل های عکس ،اسکن ،Pdf و یا سایر فایل ها می باشد که برنامه واسط هر یک از آنها باید به خوبی توسط نرم افزار مورد استفاده قرار گیرد.

  • جستجوی درون کارتابل

جستجوی سوابق نامه ها امری است که مکررا  مورد نیاز هر یک از کاربران سیستم می باشد. با گذشت مدت زمانی اندک استفاده از نرم افزار حجم هر یک از کارتابل ها به سرعت افزایش خواهد یافت و طبق تجربه نیاز به جستجوی نامه در هر یک از کارتابل ها که یک متد کلیدی و سریع جستجوی نامه می باشد بسیار محسوس می باشد که این قابلیت باید توسط هر نرم افزار اتوماسیون اداری مورد توجه قرار گیرد.

  • متد های متعدد لاگین

متاسفانه اکثر نرم افزار ها از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری تنها شیوه مبتنی بر نام کاربری و کلمه عبور را مبنای احراز هویت کاربر قرار می دهند.این شیوه نه تنها کاربران را در دراز مدت خسته می کند بلکه از نظر امنیتی فاقد پارامتر های لازم به عنوان یک متد احراز هویت محکم می باشد.بنابراین در طراحی نرم افزار باید سایر روش ها مانند احراز هویت دوسطحی،بارکد دوبعدی،اثر انگشت و یا شیوه مبتنی بر الگو را نیز مورد توجه قرار دهند.

  • امکان ارسال و دریافت فکس

فکس یک روش سنتی برای ارسال و دریافت مکاتبه می باشد که علی رغم سرعت کم و هزینه زیاد آن متاسفانه هنوز  توسط بسیاری از سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد و بنابراین نرم افزار اتوماسیون اداری باید استفاده از این روش ارسال و دریافت را برای کاربران خود فراهم سازد بطوریکه بدون نیاز به ماشین فکس این امکان برای هر یک از کاربران سیستم میسر باشد.همچنین امکان گزارش گیری از فکس های ارسالی/ دریافتی امکان پذیر باشد.

  • سازگاری با سخت افزارهای گوناگون

هر نرم افزار اتوماسیون اداری برای انجام امور مورد نیاز به برقراری ارتباط با انواع سخت افزار ها مانند کارت های فکس مودم،اسکنر ها ، مودم های GSM و غیره دارد که باید با مدل های مختلف آن سازگار باشد.

  • تعامل با نرم افزار word

نرم افزار Word  یکی از کامل ترین ویراستار های متنی می باشد که در سرتاسر دنیا بطور گسترده مورد استفاده قرار می گیرد.بنابراین نرم افزار اتوماسیون اداری باید امکان بهره گیری کاربران از این ویراستار قدرتند را فراهم گرداند.

  • سازگاری با پروتکل ECE

پروتکل ECE  به عنوان یک استاندارد برای مکاتبات برون سازمانی تعریف گردیده است بطوریکه نرم افزارهای سازمانهای مختلف با استفاده از این پروتکل قادر به فهم مشخصات سند ارسال شده از سازمان مبدا می باشند و قادر به واکشی اطلاعاتی مانند نام سازمان،موضوع نامه ، تصویر نامه و غیره می باشند،بنابراین هر نرم افزار اتوماسیون اداری باید پیاده سازی صحیح و دقیقی از این استاندارد را برای کاربران خود فراهم سازد.

  • سازگاری با سیستم عامل های مختلف

نرم افزار اتوماسیون اداری باید با سیستم عامل های مختلف سازگاری کامل داشته باشد،در غیر اینصورت این مسئله برای مدیران فناوری سازمانها مشکلات عدیده ای را ایجاد می نماید.برای مثال فرض کنید نرم افزار تنها توسط سیستم عامل هایی خاص قادر به کار با اسکنر می باشد در این صورت مدیر سیستم در تامین و تدوین زیرساخت شبکه و یا برخی بروز رسانی ها با مشکلات جدی مواجه خواهد شد.

 

  • قابلیت ارسال و دریافت پست الکترونیک

امروزه استفاده از پست الکترونیک روشی رایج جهت ارسال و دریافت مکاتبات می باشد،بنابراین اتصال اتوماسیون اداری به صندوق پست الکترونیک کاربر و ارسال و دریافت مستقیم و بلاواسطه از این طریق بسیار راهگشا ، سریع و مقرون به صرفه خواهد بود،همچنین کاربر حتی زمانی که به اتوماسیون خود دسترسی ندارد از نامه رسیده توسط نوتیفیکیشن موبایل خود مطلع خواهد شد.

  • قابلیت اجرا روی کلیه ابزارها مانند pc و تبلت و گوشی  و …

امروزه تلفن های همراه به یک وسیله همه منظوره تبدیل گشته است،بنابراین نرم افزار اتوماسیون اداری باید قابلیت اجرا روی سیستم عامل های اندروید و IOS  را دارا باشد.ذکر این نکته ضروری است که نرم افزارهای تحت وب فاقد این قابلیت هستند چرا که حین اجرا بر روی اندروید و یا IOS  دچار بهم ریختگی شده و بعضا استفاده از نرم افزار را ناممکن می نمایند.

  • قابلیت اجرا به صورت آفلاین

مسلما همه ما به دفعات نیاز به مرور ، بررسی و یا ارائه نامه ای شده ایم که در کارتابل مان بوده و ما در منزل و یا هتل و یا در یک ماموریت سازمانی قرار داریم،با استفاده از قابلیت اتوماسیون آفلاین همواره کلیه کارتابل های اداری مان را در اختیار داشته و قادر به بررسی نامه ها و یا چاپ،ایمیل و یا ارائه آنها به یک سازمان هستیم.فرض کنید در یک سفر کاری هستید و نیاز به یک سری مدارک(مانند اسکن اسناد پزشکی،اسکن نقشه های مهندسی،…) پیدا می کنید که در کارتابل شما در شهرتان است که صدها کیلومتر از شما دور است،تهیه فایل و یا نسخه چاپی آنها چقدر می تواند برایتان آزار دهنده و زمان بر باشد؟ با استفاده از اتوماسیون آفلاین همه نامه های تان همیشه در اختیارتان خواهد بود.

  • قابلیت تعریف فرم های اختصاصی سازمان

درنگاه اولیه پیاده سازی اتوماسیون اداری برای مکانیزه نمودن ثبت نامه های وارده،ثبت نامه های صادره،ارجاع نامه،درج هامش ها ، درج پیوست و مسائلی از این قبیل می باشد.اما این تنها نیمی از نیازهایی است که توسط نرم افزار برطرف می گردد.در عمل نیاز به نرم افزار ی داریم که فرم های خاص سازمان مان مانند فاکتور ها ، ترخیص خودرو،مرخصی ، ماموریت،معرفی به بانک و بسیاری دیگر را طراحی نموده و در چرخه مکاتبات از آن بهره ببریم.این دقیقا همان کاری است که موتور تولید فرم نرم افزار اتوماسیون اداری برایمان انجام می دهد.با استفاده از این قابلیت قادر به طراحی و تولید فرم دلخواه و قرار دادن آن در چرخه مکاتبات می باشیم.نرم افزار باید به گونه ای طاحی شده باشد که کاربر بدون نیاز به دانش برنامه نویسی و یا هر تخصص دیگیری قادر به بهره برداری از این قابلیت باشد.

  • قابلیت بکارگیری امضای دیجیتال

امروزه امضای دیجیتال چانکه در قانون نیز تصریح گردیده به رسمیت شناخته شده و همانند امضای فیزیکی تلقی می گردد.بسیاری از وکلا و مدیران کل دستگاه های دولتی امور خود را توسط امضای دیجیتال انجام می دهند.بنابراین قابلیت بکارگیری امضای دیجیتال توسط نرم افزار اتوماسیون اداری غیر قابل انکار و بسیار ضرور خواهد بود.

 

امیدواریم مطالب فوق در شناخت قابلیت ها و ویژگی های نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شما کمک نموده و مفید واقع گردد.