توضيحات پروژه
گروه نرم افزاری همگام همواره کوشیده است تا نکات هفتگانه مذکور در تولید پروژه های نرم افزاری خود را لحاظ نماید.بررسی نیازهای سازمانی و نیز کاربران تیم را قادر به تولید محصولی نموده که به اذعان کاربران استفاده کننده از نرم افزار موجب تسریع و تسهیل امور گشته است.ذیلا برخی از ویژگی های این نرم افزار را معرفی می کنیم.
- رابط کاربری : در طراحی رابط کاربری سعی شده تا باحذف پیچیدگی ها کاربران خیلی راحت و سریع به ابزارها ی مورد نیاز دسترسی داشته و نیز قادر به انجام سریع امور خود باشد.کارتابل های گوناگون و نیز قابلیت آرشیو شخصی و نیز پیگیری گردش نامه،درج هامش،الصاق پیوست های گوناگون از این موارد می باشد.همچنین مدیر شبکه قادر به مدیریت کاربران با سمت های مختلف سازمانی و نیز مدیریت دسترسی آنها می باشد.
- دبیرخانه و آرشیو اسناد
بخش دبیرخانه و آرشیو اسناد کاملا مطابق با نیازهای سازمانها و شرکتها طراحی شده بطوری که کاربران دبیرخانه با کمترین آموزش قادر به انجام امور دبیرخانه الکترونیک می باشند.
- گردش مکاتبات
گردش مکاتبات به عنوان یکی از وظایف اساسی هر نرم افزار اتوماسیون اداری کاربران و مدیران را قادر به ارجاع و مشاهده سوابق گردش نامه و نیز مشاهده اقدامات انجام گرفته روی نامه می نماید.
- جستجوی هوشمند
بخش جستجوی نامه ها امکان جستجوی هوشمند و سریع نامه های درج شده در نرم افزار را بر اساس طیف وسیعی از معیارها فراهم می آورد.
- تهیه پیش نویس
تهیه پیش نویس نامه کاربر را قادر به ایجاد پیش نویس نموده که هر زمان لازم باشد قادر به ویرایش و ایجاد نامه نهایی و ارسال آن برای امضا می باشد.
- ارتباط با نرم افزار Word
تعامل کامل با نرم افزار Word کاربر را قادر به ایجاد نامه ها و پیش نویس ها و جاری ساختن آنها در سیستم گردش اتوماسیون می نماید.همچنین کاربران قادر به ایجاد فرم های پرکاربرد مانند فرم مرخصی و ماموریت ، فرم معرفی شاغل و سایر فرمهای خاص سازمان و استفاده همیشگی آنها در سیستم اتوماسیون می نماید.
- تعریف سطوح دسترسی
مدیریت سطوح دسترسی به مدیریت این امکان را می دهد که حق چاپ ، ارسال/دریافت فکس ، ارسال/دریافت ایمیل و نیز سایر امکانات سیستم را به کاربران اعطا نماید.
- قابلیت تعریف و درج فرم های پرکاربرد
با استفاده از این قابلیت امکان ایجاد فرم های پرکاربرد خاص سازمان مانند مرخصی و ماموریت ، تردد خودرو و . . . و استفاده همیشگی از آنها در سیستم گردش مکاتبات مجود دارد.
- فرم های مرخصی و ماموریت
قابلیت صدور مرخصی و ماموریت ساعتی و روزانه پرسنل و گزارش گیری های متنوع از آن.
- موتور پست الکترونیک
کلیه مکاتبات سازمان را بطور کاملا اتوماتیک از طریق ایمیل سازمانی انجام داده و سازمان را از ارسال نامه از طرق دیگر از جمله پست بی نیاز می نماید.
- گزارش گیری
نرم افزار دارای طیف وسیعی از گزارش های از پیش تعریف شده از جمله تعداد نامه وارده/صادره دبیرخانه ، عملکرد مکاتباتی پرسنل ، نامه های اقدام نشده ، نامه های دپو شده ، مرخصی ، ماموریت و . . . می باشد.علاوه بر موارد فوق امکان ایجاد گزارش های اختصاصی نیز وجود دارد.
- سرعت
بر خلاف بسیاری از نرم افزارهای اتوماسیون اداری انجام امور در نرم افزار اتوماسیون اداری همگام نیاز به سخت افزارهای گران قیمت نداشته و بر روی یک کامپیوتر غیر سرور هم با سرعت و به خوبی قابل انجام می باشد.
- نگهداری
با توجه به طراحی ساختار هوشمندانه ذخیره سازی داده ها بانک اطلاعاتی از حجم و چابکی بیشتری برخوردار بوده و درنتیجه ذخیره سازی ، پشتیبان گیری و نگهداری آن از سهولت بیشتری برخوردار است.