اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری همگام

امروزه نقش و جایگاه استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در سرعت بخشیدن،تسهیل امور و کاهش هزینه ها بر کسی پوشیده نیست.اموری که پیش از این با صرف هزینه های بالا و اختصاص زمان چند ساعت و یا چند روز انجام می شد اکنون در کسری از ثانیه قابل انجام است.اموری مانند ثبت،ارسال،دریافت،ایمیل،جستجو،گزارش گیری و غیره در نرم افزار اتوماسیون اداری به سرعت قابل انجام بوده و لذا امور سازمان با سرعت و دقت بالا قابل انجام می باشد.

چرا اتوماسیون اداری همگام؟

گروه نرم افزاری همگام با استفاده از تیمی مجرب طراحی نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری را منطبق با آخرین  استانداردها برای دبیرخانه و نیز گردش مکاتبات سازمانی انجام داده است.همچنین سعی شده محیط نرم افزار فاقد پیچیدگی بوده و ابزارهای ضروری کاربر به راحتی در اختیار او قرار گیرد.کاربر قادر است درهر زمان رنگ و الگوی پنجره ها را تغییر داده و باعث از بین رفتن حس خستگی و تکراری بودن محیط گردد.

 

 

ویژگی های بخش دبیرخانه در نرم افزار اتوماسیون اداری

  • ثبت شماره اندیکاتور،تصویر نامه و …
  • امکان برقراری ارتباط با انواع اسکنر های FLAT و ADF
  • امکان اسکن سیاه و سفید نامه ها
  • امکان چاپ و یا ذخیره تصاویر اسکن شده
  • تعریف و ثبت سازمانهای همکار،شرکتها،ادارات و اشخاص
  • امکان ثبت نامه ها و پیوست ها ی نامه
  • ارتباط سیستمی نامه های عطف و پیرو هرنامه و …
  • تعریف چارت سلسله مراتبی پست های سازمانی در نرم افزار
  • امکان پیوست انواع فایلPDF،WORD،Excel و … و ارتباط با نرم افزارهای مربوطه
  • امکان مشخص نمودن تعداد نامه قابل نمایش در فرم.
  • جستجوی سریع نامه بر اساس:موضوع،فرستنده،تاریخ ثبت،تاریخ نامه،شماره اندیکاتور و …
  • قابلیت تعریف و ویرایش پارامترهای دبیرخانه مانند قانون شماره گذاری و ..
  • صدور کد رهگیری برای هر نامه ثبت شده
  • امکان درج QRCode با توضیحات انتخابی سازمان درون آن

 

 

قالب ها و ارتباط با نرم افزار WORD  در نرم افزار اتوماسیون اداری

  • امکان تایپ نامه در نرم افزار Microsoft Office 2010 به بالا
  • امکان تعریف و ذخیره الگو های از قبل تعریف شده برای متن نامه ها
  • امکان گزارش گیری های متنوع براساس تاریخ ثبت،فرستنده،گیرنده،شماره نامه و موضوع برای هر کاربر
  • امکان تهیه پیش نویس با استفاده از ویرایشگر Word و انجام سایر مراحل اداری در زمانی دیگر
  • امکان چاپ و یا ذخیره فایل نامه مبتنی بر Word به صورت های باسربرگ/بدون سربرگ،با امضا/بدون امضا و  یا با هامش ها/بدون هامش ها

 

 

فکس مکانیزه(ارسال و دریافت فکس در نرم افزار اتوماسیون اداری)

  • امکان ارسال نامه از طریق فکس( بدون نیاز به ماشین فکس)
  • امکان دریافت نامه از طریق فکس( بدون نیاز به ماشین فکس)
  • امکان گزارش فکس های دریافتی
  • امکان گزارش فکس های ارسالی
  • امکان ثبت فکس دریافتی به صورت نامه وارده

 

موتور پست الکترونیک در اتوماسیون اداری

  • امکان تعریف ایمیل سازمانی در نرم افزار
  • امکان ایمیل نامه به همراه کلیه پیوست های آن از درون برنامه
  • امکان گزارش ایمیل های دریافتی/ارسالی در کارتابل دبیرخانه
  • امکان تعیین مجوز های امنیتی برای ارسال ایمیل
  • امکان دریافت و ارسال نامه از طریق ECE
  • امکاان ثبت نامه دریافت شده از طریق پروتکل ECE دبیرخانه
  • تطابق با پروتکل های IMAP,POP3 برای دریافت نامه
  • تطابق با پروتکل SMTP برای ارسال نامه

 

کارتابل الکترونیک اتوماسیون اداری

  • امکان تعریف کارتابل برای مدیران،کارشناسان و کارمندان
  • توزیع سریع نامه وارده میان کاربران سازمان
  • امکان ارجاع همزمان نامه به چندین شخص یا واحد
  • امکان تهیه پیش نویس به تعداد دلخواه و ورود آنها به چرخه مکاتبات در زمان دلخواه
  • امکان ثبت نامه های داخلی و الصاق فایل و مدارک به آن به تعداد دلخواه
  • امکان پاسخ سریع به نامه های داخلی و نیز نامه های ارجاع شده
  • امکان مشاهده جزئیات نامه های ارجاع شده
  • امکان مرتب نمودن نحوه نمایش نامه ها بر اساس تاریخ ثبت،تاریخ ارجاع،موضوع،شماره نامه و …
  • امکان ارسال SMS به همراه نامه ارجاعی جهت اطلاع دقیق و سریع افراد
  • امکان تعریف متصدی ارجاع برای مدیران به منظور سهولت انجام امور
  • امکان تعریف پوشه های شخصی بایگانی اختصاصی کاربربه تعداد دلخواه
  • امکان جستجوی درون کارتابلی به منظور جستجوی سریع و هدفمند
  • امکان بازیافت نامه های حذف شده
  • امکان پست الکترونیک نامه با تمام ضمائم  آن بطور مستقیم از درون کارتابل
  • امکان ارسال نامه برای فکس به دبیرخانه از درون کارتابل

 

گردش مدرک در نرم افزار اتوماسیون اداری

  • نمایش کارتابل های وارده،ارجاعی،درخواست های ثبت صادره(پرسنل دبیرخانه)،پیش نویس ها،فکس های ارسالی/دریافتی،ایمیل های ارسالی/دریافتی و نمایش تعداد نامه در هرکارتابل
  • امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع و گردش مدرک در سیستم مکاتبات به همراه هامش های متنی و صوتی روی نامه
  • امکان نمایش سمت های فعال در سیستم
  • امکان درج VOICE به عنوان هامش به نامه
  • امکان مشاهده تصویر نامه های اسکن شده و WORD
  • امکان هامش صوتی و متنی نامه ها در کارتابل الکترونیک بدون نیاز به باز نمودن آن
  • امکان مشاهده شرح اقدامات صورت گرفته روی مدرک مانند امضا،چاپ،ویرایش و …

 

 

موتور تولید فرم نرم افزار اتوماسیون اداری

  • امکان طراحی و تعریف فرمهای خاص سازمان مانند مرخصی،ماموریت،تردد،ارزشیابی و … بدون نیاز به کد نویسی
  • امکان ذخیره فرمهای تعریف شده در دیتابیس برای استفاده های بعدی
  • امکان وارد نمودن فرمهای تعریف شده به محض ایجاد به چرخه مکاتبات و استفاده کاربران از آنها
  • امکان اتصال فرمها ی جدید به قالب های WORD از قبل تعریف شده
  • بهره گیری فرمهای تازه تعریف شده از امکانات تعریف شده در کارتابل الکترونیک
  • امکان ارجاع فرمها با کاربران ونیز رصد اقدامات انجام گرفته
  • امکان گزارش گیری روی هر یک از فرمهای ایجاد شده
  • امکان تعریف دسترسی ایجاد و نیز دسترسی مشاهده فرم به برای کاربران خاص
  • امکان تعریف فرم های دارای چند امضا با قالب های گوناگون

قابلیت اخذ امضای دیجیتال توسط پدهای اسکن امضا

  • امکان اخذ امضای دیجیتال ارباب رجوع توسط پدهای اسکن امضا
  • امکان درج امضای کاربردراسناد سازمان
  • امکان اخذ نوشته و دستخط از ارباب رجوع و مشتری و ثبت آن در قراردادها

لیست امکانات ویژه اتوماسون اداری همگام

  • امکان مشاهده فایل های WORD،PDF،PowerPoint و … پیوست شده به مدرک و ارتباط با نرم افزار مربوطه
  • امکان ارسال رونوشت ازمدرک به سایر اشخاص در سازمان
  • امکان پاسخ سریع به نامه با استفاده از گزینه پاسخ سریع
  • امکان جستجوی سریع نامه ها در هر یک از کارتابل ها
  • امکان اضافه نمودن فایل های پیوست در هر یک از مراحل گردش نامه
  • امکان درج هامش VOICE روی نامه
  • امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و بالعکس
  • امکان اخذ کارتابل و مشاهده و مرور همه کارتابل ها توسط ویژگی کارتابل آفلاین
  • ثبت مستقیم نامه های وارده توسط ECE
  • امکان تغییر رنگ و فرم پنجره ها در زمان های دلخواه برای جلوگیری از خستگی کاربر
  • امکان ارسال تکی و گروهی SMS به پرسنل سازمان
  • امکان کار با نرم افزار بدون نیاز به اتصال به سرور
  • امکان ساخت سریع فرم های کاربردی خاص سازمان بدون نیاز به کد نویسی و ذخیره آن در دیتابیس برای استفاده مجدد