اتوماسیون اداری همگام
امروزه نقش و جایگاه استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در سرعت بخشیدن،تسهیل امور و کاهش هزینه ها بر کسی پوشیده نیست.اموری که پیش از این با صرف هزینه های بالا و اختصاص زمان چند ساعت و یا چند روز انجام می شد اکنون در کسری از ثانیه قابل انجام است.اموری مانند ثبت،ارسال،دریافت،ایمیل،جستجو،گزارش گیری و غیره در نرم افزار اتوماسیون اداری به سرعت قابل انجام بوده و لذا امور سازمان با سرعت و دقت بالا قابل انجام می باشد.
چرا اتوماسیون اداری همگام؟
گروه نرم افزاری همگام با استفاده از تیمی مجرب طراحی نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری را منطبق با آخرین استانداردها برای دبیرخانه و نیز گردش مکاتبات سازمانی انجام داده است.همچنین سعی شده محیط نرم افزار فاقد پیچیدگی بوده و ابزارهای ضروری کاربر به راحتی در اختیار او قرار گیرد.کاربر قادر است درهر زمان رنگ و الگوی پنجره ها را تغییر داده و باعث از بین رفتن حس خستگی و تکراری بودن محیط گردد.
ویژگی های بخش دبیرخانه در نرم افزار اتوماسیون اداری
- ثبت شماره اندیکاتور،تصویر نامه و …
- امکان برقراری ارتباط با انواع اسکنر های FLAT و ADF
- امکان اسکن سیاه و سفید نامه ها
- امکان چاپ و یا ذخیره تصاویر اسکن شده
- تعریف و ثبت سازمانهای همکار،شرکتها،ادارات و اشخاص
- امکان ثبت نامه ها و پیوست ها ی نامه
- ارتباط سیستمی نامه های عطف و پیرو هرنامه و …
- تعریف چارت سلسله مراتبی پست های سازمانی در نرم افزار
- امکان پیوست انواع فایلPDF،WORD،Excel و … و ارتباط با نرم افزارهای مربوطه
- امکان مشخص نمودن تعداد نامه قابل نمایش در فرم.
- جستجوی سریع نامه بر اساس:موضوع،فرستنده،تاریخ ثبت،تاریخ نامه،شماره اندیکاتور و …
- قابلیت تعریف و ویرایش پارامترهای دبیرخانه مانند قانون شماره گذاری و ..
- صدور کد رهگیری برای هر نامه ثبت شده
- امکان درج QRCode با توضیحات انتخابی سازمان درون آن
قالب ها و ارتباط با نرم افزار WORD در نرم افزار اتوماسیون اداری
- امکان تایپ نامه در نرم افزار Microsoft Office 2010 به بالا
- امکان تعریف و ذخیره الگو های از قبل تعریف شده برای متن نامه ها
- امکان گزارش گیری های متنوع براساس تاریخ ثبت،فرستنده،گیرنده،شماره نامه و موضوع برای هر کاربر
- امکان تهیه پیش نویس با استفاده از ویرایشگر Word و انجام سایر مراحل اداری در زمانی دیگر
- امکان چاپ و یا ذخیره فایل نامه مبتنی بر Word به صورت های باسربرگ/بدون سربرگ،با امضا/بدون امضا و یا با هامش ها/بدون هامش ها
فکس مکانیزه(ارسال و دریافت فکس در نرم افزار اتوماسیون اداری)
- امکان ارسال نامه از طریق فکس( بدون نیاز به ماشین فکس)
- امکان دریافت نامه از طریق فکس( بدون نیاز به ماشین فکس)
- امکان گزارش فکس های دریافتی
- امکان گزارش فکس های ارسالی
- امکان ثبت فکس دریافتی به صورت نامه وارده
موتور پست الکترونیک در اتوماسیون اداری
- امکان تعریف ایمیل سازمانی در نرم افزار
- امکان ایمیل نامه به همراه کلیه پیوست های آن از درون برنامه
- امکان گزارش ایمیل های دریافتی/ارسالی در کارتابل دبیرخانه
- امکان تعیین مجوز های امنیتی برای ارسال ایمیل
- امکان دریافت و ارسال نامه از طریق ECE
- امکاان ثبت نامه دریافت شده از طریق پروتکل ECE دبیرخانه
- تطابق با پروتکل های IMAP,POP3 برای دریافت نامه
- تطابق با پروتکل SMTP برای ارسال نامه
کارتابل الکترونیک اتوماسیون اداری
- امکان تعریف کارتابل برای مدیران،کارشناسان و کارمندان
- توزیع سریع نامه وارده میان کاربران سازمان
- امکان ارجاع همزمان نامه به چندین شخص یا واحد
- امکان تهیه پیش نویس به تعداد دلخواه و ورود آنها به چرخه مکاتبات در زمان دلخواه
- امکان ثبت نامه های داخلی و الصاق فایل و مدارک به آن به تعداد دلخواه
- امکان پاسخ سریع به نامه های داخلی و نیز نامه های ارجاع شده
- امکان مشاهده جزئیات نامه های ارجاع شده
- امکان مرتب نمودن نحوه نمایش نامه ها بر اساس تاریخ ثبت،تاریخ ارجاع،موضوع،شماره نامه و …
- امکان ارسال SMS به همراه نامه ارجاعی جهت اطلاع دقیق و سریع افراد
- امکان تعریف متصدی ارجاع برای مدیران به منظور سهولت انجام امور
- امکان تعریف پوشه های شخصی بایگانی اختصاصی کاربربه تعداد دلخواه
- امکان جستجوی درون کارتابلی به منظور جستجوی سریع و هدفمند
- امکان بازیافت نامه های حذف شده
- امکان پست الکترونیک نامه با تمام ضمائم آن بطور مستقیم از درون کارتابل
- امکان ارسال نامه برای فکس به دبیرخانه از درون کارتابل
گردش مدرک در نرم افزار اتوماسیون اداری
- نمایش کارتابل های وارده،ارجاعی،درخواست های ثبت صادره(پرسنل دبیرخانه)،پیش نویس ها،فکس های ارسالی/دریافتی،ایمیل های ارسالی/دریافتی و نمایش تعداد نامه در هرکارتابل
- امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع و گردش مدرک در سیستم مکاتبات به همراه هامش های متنی و صوتی روی نامه
- امکان نمایش سمت های فعال در سیستم
- امکان درج VOICE به عنوان هامش به نامه
- امکان مشاهده تصویر نامه های اسکن شده و WORD
- امکان هامش صوتی و متنی نامه ها در کارتابل الکترونیک بدون نیاز به باز نمودن آن
- امکان مشاهده شرح اقدامات صورت گرفته روی مدرک مانند امضا،چاپ،ویرایش و …
موتور تولید فرم نرم افزار اتوماسیون اداری
- امکان طراحی و تعریف فرمهای خاص سازمان مانند مرخصی،ماموریت،تردد،ارزشیابی و … بدون نیاز به کد نویسی
- امکان ذخیره فرمهای تعریف شده در دیتابیس برای استفاده های بعدی
- امکان وارد نمودن فرمهای تعریف شده به محض ایجاد به چرخه مکاتبات و استفاده کاربران از آنها
- امکان اتصال فرمها ی جدید به قالب های WORD از قبل تعریف شده
- بهره گیری فرمهای تازه تعریف شده از امکانات تعریف شده در کارتابل الکترونیک
- امکان ارجاع فرمها با کاربران ونیز رصد اقدامات انجام گرفته
- امکان گزارش گیری روی هر یک از فرمهای ایجاد شده
- امکان تعریف دسترسی ایجاد و نیز دسترسی مشاهده فرم به برای کاربران خاص
- امکان تعریف فرم های دارای چند امضا با قالب های گوناگون
قابلیت اخذ امضای دیجیتال توسط پدهای اسکن امضا
- امکان اخذ امضای دیجیتال ارباب رجوع توسط پدهای اسکن امضا
- امکان درج امضای کاربردراسناد سازمان
- امکان اخذ نوشته و دستخط از ارباب رجوع و مشتری و ثبت آن در قراردادها
لیست امکانات ویژه اتوماسون اداری همگام
- امکان مشاهده فایل های WORD،PDF،PowerPoint و … پیوست شده به مدرک و ارتباط با نرم افزار مربوطه
- امکان ارسال رونوشت ازمدرک به سایر اشخاص در سازمان
- امکان پاسخ سریع به نامه با استفاده از گزینه پاسخ سریع
- امکان جستجوی سریع نامه ها در هر یک از کارتابل ها
- امکان اضافه نمودن فایل های پیوست در هر یک از مراحل گردش نامه
- امکان درج هامش VOICE روی نامه
- امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و بالعکس
- امکان اخذ کارتابل و مشاهده و مرور همه کارتابل ها توسط ویژگی کارتابل آفلاین
- ثبت مستقیم نامه های وارده توسط ECE
- امکان تغییر رنگ و فرم پنجره ها در زمان های دلخواه برای جلوگیری از خستگی کاربر
- امکان ارسال تکی و گروهی SMS به پرسنل سازمان
- امکان کار با نرم افزار بدون نیاز به اتصال به سرور
- امکان ساخت سریع فرم های کاربردی خاص سازمان بدون نیاز به کد نویسی و ذخیره آن در دیتابیس برای استفاده مجدد
ثبت ديدگاه