می توان گفت تفکر مکانیزاسیون مکاتبات باعث خرید اتوماسیون اداری و تاثیر قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری در امور اداری از سیستم سنتی به مدرن ، و همچنین تولید و به کارگیری نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری شد. تحقیقات نشان می دهد که شرکت هایی که از روش سنتی برای انجام مکاتبات خود استفاده می کردند ۷۰% وقت و هزینه در آنها به هدر می رود.

در کشورمان نیز در دو دهه گذشته توسعه دولت الکترونیک ، ترغیب به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری ، همسو با نهادهای مختلف برای استفاده از سیستم های مکانیزه اتوماسیون اداری در دستور کار قرار گرفته است.

شرکت همگام نیز در کنار دیگر شرکت های پیشرو در زمینه فروش اتوماسیون اداری و تناسب قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری با کارکرد و کارایی مورد انتظار ، توانسته رضایتمندی بسیاری از مشتریانش را کسب کند.

در این بخش نیازهای ضروری سازمان و نیز قیمت اتوماسیون اداری در قالب نسخه های ساده ، نقره ای و طلایی به تفکیک و با ذکر ویژگی های هر نسخه آورده شده و سازمان با توجه به نیاز خود قادر به انتخاب نسخه متناسب خود می باشد.

اتوماسيون اداري چيست؟

در واقع اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر رایانه است که وظیفه گردآوری ، ذخیره سازی  و گردش مستندات و فرم های اداری در قالب واژه پرداز ، تصاویر و یا فایل های صوتی میان افراد  یک سازمان یا چند سازمان را به صورت داده پیام دارد.

در یک تعریف دیگر به کلیه ابزارها و روش هایی که انجام فرایندهای مکاتباتی سازمان را به شکل سیستمی تدوین و اجرایی می کند اتوماسیون اداری می گویند.

در حقیقت ، اتوماسیون اداری شکل تکامل یافته نرم افزار دبیرخانه بوده که با توجه به گسترش نیازهای اطلاعاتی سازمان ها ایجاد شده است.

اجزای اصلی اتوماسیون اداری

اجزای اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری

گسترش فعالیت روزافزون سازمان ها و شرکت ها ، ضرورت یک سیستم جامع اتوماسیون اداری را دوچندان می کند.بدین منظور این سیستم باید از بخش ها و مولفه های کامل تری تشکیل شده باشد که این امر یکی از دلایل مهم تفاوت قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.

اینها بخش های بسیار پر اهمیتی هستند که تولید کنندگان در فروش نرم افزار اتوماسیون اداری از آن نام می برند و معمولا با توجه به آن به مشتری قیمت اتوماسیون اداری را اعلام می کنند.برخی از این بخش ها را در زیر توضیح می دهیم:

دبیرخانه

دبیرخانه :

دبیرخانه به عنوان هسته اصلی یک نرم افزار اتوماسیون اداری که وظیفه ثبت نامه های وارده و صادره و توزیع و ارجاع نامه و نیز بایگانی نامه ها و جستجوی مستندات را دارد ، به عنوان یکی از مولفه های بسیار مهم در تعیین قیمت اتوماسیون اداری می باشد ، بطوریکه خریدار باید آن را در فهرست قیمت اتوماسیون اداری لحاظ کند.

موتور تولید و گردش فرم:

فرم ها مستندات از پیش تعریف شده ای هستند که در سازمان یک با تعریف شده و مکررا مورد استفاده قرار می گیرند و  در نتیجه باعث افزایش سرعت و نیز کارایی زیادی می شوند و باید در زمان خرید نرم افزار اتوماسیون اداری حتما مورد توجه قرار گیرند.

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری در تعداد ، کیفیت ، گردش مکاتباتی ، نگهداری و گزارش گیری از فرم ها  نقش بسیار تاثیر گذاری دارد.

بایگانی الکترونیک اسناد

بایگانی الکترونیک اسناد:

این بخش از مولفه های بسیار اساسی یک نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد زیرا جستجو و دسترسی سریع به حجم عظیمی از نامه ها و مستندات از جمله مواردی است که مشتری بسیار به آن نیاز خواهد داشت و باید به بهترین شکل انجام پذیرد.

کارتابل آفلاین :

اغلب کاربران و بویژه مدیران به دلیل مشغله کاری نیاز به دسترسی به کارتابل خودشان برای مرور نامه ها در زمان فراغت را دارند.انجام این کار توسط ویژگی اتوماسیون آفلاین یعنی زمانی که کاربر به اینترنت و شبکه متصل نیست میسر می شود.از این رو اتوماسیون آفلاین به عنوان یکی از ماژول های مهم اتوماسیون اداری مطرح می باشد.

عموما قیمت اتوماسیون اداری که شامل قابلیت های فوق می باشد بالاتر از نرم افزارهای اتوماسیون اداری معمولی بوده و هنگام خرید اتوماسیون اداری و سبک سنگین قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری باید آنچه از نرم افزار انتظار می رود مورد تحلیل قرار گیرد.زیرا همیشه بالا بودن قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری متضمن دارا بودن قابلیت های کامل آن نمی باشد.

نکات مهم  در خصوص قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

نکات مهمی که در خصوص قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری مطرح می باشند:

سازمان ها و شرکت هایی که قصد خرید نرم افزار اتوماسیون اداری را دارند و یا در حال بهبود سیستم اتوماسیون اداری شرکت خود می باشند می بایست مواردی از جمله بودجه و امکاناتی را که از  نرم افزار انتظار دارند را مد نظر قرار دهند.

ذکر این نکته نیز بسیار ضروری است که جدای از مبحث قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری موضوع آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری نیز در بکارگیری آن و نیز استفاده حداکثری از امکانات آن بسیار حائز اهمیت می باشد.

فواید خرید اتوماسیون اداری

 فواید خرید اتوماسیون اداری

• ایجاد یک بستر ارتباطی مکاتبات با سرعت ، دقت و استناد پذیری بالا
• امنیت بالاتر و حذف درز اطلاعات اداری
• افزایش سرعت گردش مکاتبات و نیز تسریع انجام امور
• حذف کاعذ از چرخه مکاتبات ، صرفه جویی و تسریع امور
• قابلیت مشاهده و مرور نامه ها در منزل ، ماموریت و . . .
• قابلیت ویرایش های مکرر روی نامه ها
• ایجاد نظم و افزایش بهینگی و سرعت در انجام امور سازمان
• ایجاد بستر ارتباط الکترونیکی با سایر دبیرخانه ها
•  

مواردی که قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری را افزایش داده اما کارایی نیز به همراه آن بیشتر می شود:

• امکان کار با اتوماسیون به صورت آفلاین
• ارسال و دریافت فکس از طریق سیستم بدون نیاز به ماشین فکس
• تطابق با پروتکل ECE
• درج QRCode   در نامه های صادره
• امکان ارسال و دریافت نامه از طریق پست الکترونیک بصورت بسیار سریع و موثر
• امکان الصاق پیامک به همراه نامه برای افزایش اطلاع رسانی سریع و دقیق

ذکر این نکته بسیار ضروری است که نباید کارایی نرم افزار را قربانی قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری نمود زیرا مواردی افزایش قیمت به همان میزان باعث کاهش هزینه های جانبی شده و در نتیجه بازگشت سرمایه شما را تسریع می کند.