بررسی هزینه راه اندازی اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری یک نرم افزار کلان می باشد که خود شامل زیر سیستم های متعددی می باشد که در تخمین هزینه راه اندازی اتوماسیون اداری تاثیر بسیار می گذارند.این زیر سیستم ها عبارتند از :

هزینه راه اندازی اتوماسیون اداری

زیر سیستم دبیرخانه

زیر سیستم دبیرخانه

زیر سیستم دبیرخانه هسته اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری محسوب می شود.این زیر سیستم وظیفه ثبت و اسکن نامه های وارده و صادره را عهده دار می باشد.

زیر سیستم گردش مکاتبات

این بخش از نرم افزار وظیفه گردش و تحویل مکاتبات به کاربران سیستم و گزارش های مربوطه را بر عهده دارد و درواقع شریان های اصلی یک سیستم مکاتبات محسوب می شود.

زیر سیستم ارسال و دریافت فکس

این بخش که یک ماژول تکمیلی می باشد دریافت و ارسال نامه های فکس شده و درج و توزیع آن در کارتابل پرسنل دبیرخانه را بر عهده دارد و از بخش های بسیار مورد نیاز سازمان ها می باشد.

زیر سیستم ارسال پیامک

ماژول تکمیلی ارسال آلارم به همراه ارجاع مکاتبه بر عهده این بخش می باشد

زیر سیستم پست الکترونیک

ماژول پست الکترونیک برای ارسال نامه و پیوست های آن بصورت ایمیل برای تسریع امور بسیار موثر و راهگشا می باشد.

نرم افزار اتوماسیون اداری

زیر سیستم گزارش ساز

این بخش وظیفه تهیه گزارش های متعدد از کارکرد سیستم و کاربان را بر عهده دارد.

زیرسیستم فرم ساز

این بخش که به عنوان موتور تولید فرم شناخته می شود مسئول ساخت فرم های پرکاربرد هر سازمان می باشد.

 

عوامل موثر در هزینه راه اندازی اتوماسیون اداری

۱.تعداد کاربران استفاده کننده از سیستم

طبیعی است سازمانی که می خواهد سیستم مکاتبات را صرفا برای چند کاربر راه اندازی نماید با سازمانی که دارای جند صد کاربر می باشد از حیث هزینه  راه اندازی اتوماسیون اداری متفاوت می باشد.سربار آموزش و نیز نصب و پیکربنری و نیز پشتیبانی این همه کاربر برای شرکت تولید کننده نرم افزار بسیار متفاوت خواهد بود.

۲. ماژول های خریداری شده

ماژول های نرم افزاری به عنوان بخش های تکمیلی هر نرم افزار می باشند و البته دارای هزینه جداگانه ای می باشند که در تعیین هزینه راه اندازی اتوماسیون اداری تاثیر زیادی می گذارند.این ماژول ها سازمان را در رسیدن به اهداف مکانیزاسیون مکاتبات کمک فراوان می نمایند.

۳.راه اندازی روی سرور محلی و یا سرور ابری

امروزه استفاده از سرورهای مجازی و پیاده سازی نرم افزار در مجیط ابری بسیار شیوع پیدا کرده است.پیاده سازی نرم افزار در سرور محلی شرکت برای مشتری دارای هزینه های تهیه سرور،نگهداری و . . .  می باشد.درمقابل استفاده از سرورهای مجازی باعث کاهش هزینه ها می گردد.البته این گزینه دارای معایبی از جمله کندی سرعت اینترنت و نیز هزینه پهنای باند و نیز امنیت می باشد خریدار باید این موارد را نیز لحاظ کند.